Bydel & bygg

Snart blir det enklere å søke byggetillatelse

Del denne artikkelen

Raskere og bedre: Bygningssjef Steinulf Hoel i Trondheim kommune ønsker å tilby en langt enklere prosess for de som skal levere byggesøknader. Carl-Erik Eriksson/Trondheim kommune

To av fem byggesøknader som leveres i Trondheim inneholder feil. En ny digital løsning skal gjøre alt enklere.

Tekst
Tove Skjegstad
Foto
Carl-Erik Eriksson

– Dagens løsning for byggesøknader kan sammenliknes litt med selvangivelsen i gamle dager, der man måtte samle opp masse dokumenter, sende inn etter beste evne, og håpe at alt ble rett, forteller bygningssjef i Trondheim kommune, Steinulf Hoel.

Dette kan være noe av grunnen til at hele 40 prosent av byggesøknadene i Trondheim i dag er mangelfulle. Oppfølgingen av de mangelfulle søknadene tar mye tid både for de som skal behandle søknadene og de som skal søke.

– Dagens løsning for byggesøknader kan sammenliknes litt med selvangivelsen i gamle dager, der man måtte samle opp masse dokumenter, sende inn etter beste evne, og håpe at alt ble rett.

Steinulf Hoel

Mål om betydelig kortere saksbehandlingstid
Nå ønsker Trondheim kommune å svare på de forventningene som er i samfunnet og tilby en langt enklere prosess for de som skal levere byggesøknader.

Bygningssjef Hoel forteller at Trondheim kommune ønsker å være i førersetet for å etablere en ny søknadsportal for de som skal søke om å bygge. Samtidig skal det lages nyttige verktøy for de som skal behandle byggesaken. Med en ny digital løsning blir det derfor mye enklere både å søke om å bygge og å behandle byggesøknadene:

– Den nye digitale løsningen skal være så god at saksbehandlingstida blir betydelig kortere. Fokuset på god service til innbyggerne er stort på byggesakskontoret i Trondheim, forteller bygningssjefen.

– Ingen hyllevare

Arbeidet med den nye løsningen i Trondheim ble satt i gang som et ledd i at det skal utvikles en ny felles standard for digital byggesaksbehandling for alle norske kommuner.

Trondheim er en av sju kommuner i Norge som har inngått avtale om å være pilot for resultatene fra de to nasjonale prosjektene eByggeSøknad og eByggeSak.

 – Det finnes ingen hyllevare av en slik digital løsning på markedet og derfor skjer anskaffelsen av digital byggesak i samarbeid med Kommunenes Sentralforbund (KS), sier Steinulf Hoel.

Det legges opp til å få til en god felles digital løsning, med lokale tilpasninger. De andre kommunene som ønsker å være først ute sammen med Trondheim er Tromsø, Sandnes, Tønsberg, Bærum, Asker, Skedsmo og Arendal/IKT Agder.

Michael Pande-Rolfsen er prosjektleder for KommIT i KS, og samarbeider tett med Trondheim kommune om nye digitale løsninger.

Nasjonal IKT-strategi: Michael Pande-Rolfsen er prosjektleder for KommIT i KS, og samarbeider tett med Trondheim kommune om nye digitale løsninger.

Felles anskaffelse
På grunn av det omfattende samarbeidet skal også anskaffelseprosessen av den nye digitale løsningen i Trondheim skje i samarbeid med Kommunenes sentralforbund (KS) gjennom prosjektet KommIT.

– KS er også i dialog med andre kommuner som planlegger å ta i bruk anskaffelsesgrunnlaget som er utviklet, forteller Michael Pande-Rolfsen, som er prosjektleder for KommIT i KS.

Prosjektet KommIT skal bidra til at kommunene samordner seg på IKT-området, men også at kommunene og de statlige aktørene på dette området, Direktoratet for byggkvalitet, Kartverket og Statistisk sentralbyrå, samarbeider mot felles mål. Plan- og byggesaksområdet involverer en rekke tjenester rettet mot innbygger og næringsliv.

– Vi har sett at det er lurt å utvikle felles mål og strategier for hvordan man kan støtte opp kommunene på et komplekst tjenesteområde. Ved å samordne interessene til kommunene står de bedre rustet til å sette krav til leverandørindustrien, slår Pande–Rolfsen i KS fast.

Steinulf Hoel og kollegaene på byggesakskontoret i Trondheim kommune jobber målrettet for å forbedre kundeservicen. Foto: Carl-Erik Eriksson

Klare mål: Steinulf Hoel og kollegaene på byggesakskontoret i Trondheim kommune jobber målrettet for å forbedre kundeservicen. Foto: Carl-Erik Eriksson

Rask og god service
Den digitale byggesaksbehandlingen i Trondheim kan tidligst tas i bruk om et år, avhengig av valg av leverandør, men allerede i 2013 startet byggesakskontoret i Trondheim kommune med digital post.

Digital post betyr at svar fra byggesakskontoret går ut gjennom Altinn i stedet for vanlig brev i posten, og det går betydelig raskere forteller bygningssjefen:

– Rekorden fra vi har sendt ut et svar i Altinn, til det har blitt lest, mener jeg er 17 sekunder. Da går det fort, smiler Steinulf Hoel. – Men fortvil ikke. Hvis du som mottageren av digital post ikke logger deg inn i løpet av to dager for å lese post fra byggesakskontoret så tar automatikken over og svaret vil gå ut som vanlig post, vel og merke B-post, så da tar den omtrent en uke før du får vedtaket.

Når det gjelder digital post er en viktig erfaring at det har vært lettere for privatpersoner enn firma å ta det i bruk. Noen firma sliter litt med å registrere seg rett slik at de får lest via Altinn.

I tillegg til en digital løsning med raskere svar ut, har Byggesakskontoret også hatt en prosess der de har sett på hvordan de fordeler sakene som kommer inn, og vil gå fra ukentlig fordeling til daglig.

– Det betyr at sender du inn en søknad tirsdag kveld så må den ikke vente til saksfordelingen neste tirsdag, men kommer på neste dags fordeling og dermed sparer saken en uke viktig behandlingstid. Vi ser hele tiden etter måter å effektivisere tjenesten på.

Det viktigste med digital byggesaksbehandling er å lage løsninger som gjør det enklest mulig for alle.

Steinulf Hoel

– Byggesaksbehandling er mye skjønn så alle byggesaker vil fortsatt bli behandlet av saksbehandlere. Er man usikker før man skal iverksette et tiltak vil det fortsatt være tilbud om forhåndskonferanse, sier bygningssjef Hoel.

– Det har kommet en oppmykning i byggetiltak som er søknadspliktig, merker dere noe til det?

– Fortsatt er det slik at søknadsplikten gjelder på veldig mange byggeprosjekt. Mange har vært imot å søke. Det skyldes kanskje først og fremst at søknadsprosessen har blitt oppfattet som kronglete med masse innhenting av bakgrunnsinfo og dokumenter man må sette seg inn i. Den digitale byggesaksløsningen vil gjøre dette betydelig enklere for alle, forteller Hoel.

For de ansatte i Trondheim kommune vil de nye digitale løsningene bety nye arbeidsmetoder. Det er byggesakskontoret innstilt på forteller Hoel:

– Det viktigste med digital byggesaksbehandling er å lage løsninger som gjør det enklest mulig for alle, understreker bygningssjefen.

 

Digital byggesak-prosjektet er en del av Trondheim kommunes program for digitalisering Digitalt førstevalg. I tillegg kan du kan lese mer om bygging og byggesøknader på Trondheim kommunes nettsider.

Vil du ha de siste nyhetene fra Trondheim 2030?

Meld deg på vårt nyhetsbrev

Takk for din påmelding!

Saken plassert geografisk

Se alle saker på kartet

Har du lest disse sakene?