– Dagens løsning for byggesøknader kan sammenliknes litt med selvangivelsen i gamle dager. Da måtte du samle opp masse dokumenter, sende inn etter beste evne, og håpe at alt ble rett, forteller bygningssjef i Trondheim kommune, Steinulf Hoel.

Dette kan være noe av grunnen til at hele 40 prosent av byggesøknadene i Trondheim i dag er mangelfulle. Oppfølgingen av de mangelfulle søknadene tar mye tid både for de som skal behandle søknadene og de som skal søke.

– Dagens løsning for byggesøknader kan sammenliknes litt med selvangivelsen i gamle dager. Da måtte du samle opp masse dokumenter, sende inn etter beste evne, og håpe at alt ble rett.

Steinulf HoelTweet dette sitatet

Mål om betydelig kortere saksbehandlingstid

Nå ønsker Trondheim kommune å svare på de forventningene som er i samfunnet. En langt enklere prosess tilbys for de som skal levere byggesøknader.

Bygningssjef Hoel forteller at Trondheim kommune ønsker å være i førersetet for å etablere en ny søknadsportal for de som skal søke om å bygge. Samtidig skal det lages nyttige verktøy for de som skal behandle byggesaken. Med en ny digital løsning blir det derfor mye enklere både å søke om å bygge og å behandle byggesøknadene:

– Den nye digitale løsningen skal være så god at saksbehandlingstida blir betydelig kortere. Fokuset på god service til innbyggerne er stort på byggesakskontoret i Trondheim, forteller bygningssjefen.

– Ingen hyllevare

En ny felles standard for digital byggesaksbehandling for alle norske kommuner skal utvikles. Da ville Trondheim bistå i arbeidet med den nye løsningen.

Trondheim er en av sju kommuner i Norge som har inngått avtale om å være pilot. Både for de nasjonale prosjektene eByggeSøknad og eByggeSak.

 – Det finnes ingen hyllevare av en slik digital løsning på markedet. Derfor skjer anskaffelsen av digital byggesak i samarbeid med Kommunenes Sentralforbund (KS), sier Steinulf Hoel.

Det legges opp til å få til en god felles digital løsning, med lokale tilpasninger. De andre kommunene som ønsker å være først ute sammen med Trondheim er Tromsø, Sandnes, Tønsberg, Bærum, Asker, Skedsmo og Arendal/IKT Agder.

Nasjonal IKT-strategi: Michael Pande-Rolfsen er prosjektleder for KommIT i KS, og samarbeider tett med Trondheim kommune om nye digitale løsninger.

Felles anskaffelse

På grunn av det omfattende samarbeidet skal også anskaffelsesprosessen av den nye digitale løsningen i Trondheim skje i samarbeid med Kommunenes sentralforbund (KS). Det skjer  gjennom prosjektet KommIT.

– KS er også i dialog med andre kommuner som planlegger å ta i bruk anskaffelsesgrunnlaget som er utviklet, forteller Michael Pande-Rolfsen, som er prosjektleder for KommIT i KS.

Prosjektet KommIT skal bidra til at kommunene samordner seg på IKT-området. I tillegg at kommunene og de statlige aktørene på dette området, Direktoratet for byggkvalitet, Kartverket og Statistisk sentralbyrå, samarbeider mot felles mål. Plan- og byggesaksområdet involverer en rekke tjenester rettet mot innbygger og næringsliv.

– Vi har sett at det er lurt å utvikle felles mål og strategier. Slik at man kan støtte opp kommunene på et komplekst tjenesteområde. Ved å samordne interessene til kommunene står de bedre rustet til å sette krav til leverandørindustrien, slår Pande–Rolfsen i KS fast.

Klare mål: Steinulf Hoel og kollegaene på byggesakskontoret i Trondheim kommune jobber målrettet for å forbedre kundeservicen. Foto: Carl-Erik Eriksson

Rask og god service

Den digitale byggesaksbehandlingen i Trondheim kan tidligst tas i bruk om et år. Det er avhengig av valg av leverandør, men allerede i 2013 startet byggesakskontoret i Trondheim kommune med digital post.

Digital post betyr at svar fra byggesakskontoret går ut gjennom Altinn i stedet for vanlig brev i posten. Det går betydelig raskere forteller bygningssjefen:

– Rekorden fra vi har sendt ut et svar i Altinn, til det har blitt lest, mener jeg er 17 sekunder. Da går det fort, smiler Steinulf Hoel. – Men fortvil ikke. Hvis du som mottageren av digital post ikke logger deg inn i løpet av to dager for å lese post fra byggesakskontoret, så tar automatikken over og svaret vil gå ut som vanlig post. Vel og merke B-post, så da tar den omtrent en uke før du får vedtaket.

Det er en viktig erfaring at digital post har vært lettere å ta i bruk for privatpersoner enn firma. Noen firma sliter litt med å registrere seg rett slik at de får lest via Altinn.

I tillegg til en digital løsning med raskere svar ut, har Byggesakskontoret også sett på hvordan de fordeler sakene som kommer inn. Nå går de fra ukentlig fordeling til daglig.

– Det betyr at sender du inn en søknad tirsdag kveld, så må den ikke vente til saksfordelingen neste tirsdag. Søknaden kommer på neste dags fordeling og dermed sparer saken en uke viktig behandlingstid. Vi ser hele tiden etter måter å effektivisere tjenesten på.

Det viktigste med digital byggesaksbehandling er å lage løsninger som gjør det enklest mulig for alle.

Steinulf HoelTweet dette sitatet

– Byggesaksbehandling er mye skjønn. Alle byggesaker vil fortsatt bli behandlet av saksbehandlere. Er man usikker før man skal iverksette et tiltak, vil det fortsatt være tilbud om forhåndskonferanse, sier bygningssjef Hoel.

– Det har kommet en oppmykning i byggetiltak som er søknadspliktig, merker dere noe til det?

– Fortsatt er det slik at søknadsplikten gjelder på veldig mange byggeprosjekt. Mange har vært imot å søke. Det skyldes kanskje først og fremst at søknadsprosessen har blitt oppfattet som kronglete. Mye innhenting av bakgrunnsinfo og dokumenter man må sette seg inn i. Den digitale byggesaksløsningen vil gjøre dette betydelig enklere for alle, forteller Hoel.

For de ansatte i Trondheim kommune vil de nye digitale løsningene bety nye arbeidsmetoder. Det er byggesakskontoret innstilt på forteller Hoel.

– Det viktigste med digital byggesaksbehandling er å lage løsninger som gjør det enklest mulig for alle, understreker bygningssjefen.

Digital byggesak-prosjektet er en del av Trondheim kommunes program for digitalisering Digitalt førstevalg. I tillegg kan du kan lese mer om bygging og byggesøknader på Trondheim kommunes nettsider.