”Igangsettingstillatelse på søknad om tiltak uten ansvarsrett for riving og oppføring av tilbygg”

”I henhold til forvaltningsloven § 16 gis De herved varsel om at det arbeides med å gi pålegg om reparasjon av privat vannledning.”

”Under henvisning til leiekontrakten og tvangsfullbyrdelseslovens §13-2, 3. ledd bokstav b, kan vi kreve tvangsfravikelse hvis du ikke har flyttet når kontrakten har utløpt.”

Det er mange som har sukket tungt over slike viderverdigheter av noen setninger og lurt på om vi fortsatt lever i kansellispråkets tidsalder. Har vi ikke skjønt at vi lever i 2016?

I følge en undersøkelse fra TNS Gallup svarer en av tre nordmenn at de har problemer med å forstå språket i offentlige skjema. Også folk på gata i Trondheim har synspunkter på språket.

Men nå er det håp om bedring. Det blåser nemlig en klarspråkvind over landet. En rekke statlige etater har forbedret og forenklet sitt skriftlige språk, og nå er også mange kommuner i gang.

I Trondheim kommune har vi laget en språkprofil som vi bruker som veileder i vår skriftlige kommunikasjon. Språkprofilen inneholder konkrete skriveråd og noen regler for korrekt språk. Den skal hjelpe oss til å skrive bedre og mer brukertilpassede tekster. For klarspråkarbeid handler om å ta hensyn til leseren.

Lettere å forstå

Byutviklingsområdet har vært først ute med å følge opp språkprofilen i form av konkrete tiltak. Flere grupper har vært i sving for å file på språk og formuleringer, hovedsakelig i brev. Nærmere 60 brevmaler er forbedret.

– Klarspråkarbeidet har engasjert mange av enhetene i Byutvikling, og vært en lærerik og nyttig prosess. Det viktige er at teksten er tilpasset mottakeren. I prosessen har mange av våre brev og skjema blitt språkvasket og er nå lettere å forstå for mottakeren, sier byutviklingsdirektør Einar Aassved Hansen.

Byggesakskontoret i front

Byggesakskontoret er den enheten på Byutvikling som har mest skriftlig kommunikasjon med kundene. 24 av de mest brukte malene er blitt revidert og forbedret.

– Vi skriver mer direkte og kortere. Brevene har fått en bedre struktur der vedtaket kommer på førstesida, og vi prøver å gjøre setningene enklere og mer forståelig.

Slik oppsummerer Line Therese Flåtten og Marianne Laanke Losen på Byggesakskontoret. De to har vært krumtappene i arbeidet med å revidere malene. I tillegg har enheten hatt felles arbeidsverksted der de har skrevet og omformulert tunge setninger.

– Vi må bare erkjenne at mange sliter med å forstå brevene våre, og det ofte oppstår misforståelser fordi vi ikke er klare nok. Det hender rett som det er at folk tar kontakt fordi de ikke får med seg eller skjønner budskapet i brevet. De spør gjerne: ”Hva må jeg gjøre nå?” Da er vi åpenbart ikke klare nok, sier bygningssjef Steinulf Hoel.

Blikk utenfra

Kommunikasjonsenheten har vært veileder og stilt kritiske spørsmål underveis; ”Hva betyr dette – egentlig? Kan det sies enklere? Hvordan ville du ha sagt det?”

– Vi går litt på autopilot og tar de ordene vi bruker for gitt. Det er ikke en selvfølge at alle vet hva en tiltakshaver er. Derfor har det vært veldig nyttig å ha med seg noen som kan se på brevene med et innbyggerblikk, sier Hoel.

Mer direkte

Flåtten og Laanke Losen synes arbeidet har vært lærerikt.

– Vi har en tradisjon i det offentlige for at vi skal være litt formelle og ha avstand til brukerne og kundene. Derfor er det veldig uvant å bruke en direkte henvendelsesform som ”du” og ”dere” i stedet for å tiltale folk i tredjeperson (tiltakshaver, mottaker, søker etc.). Men vi merker at vi blir tydeligere og enklere når vi bruker du og dere, sier de.

Ta kontakt

Og skulle det være sånn at du fortsatt klør deg i hodet over brevene du får fra kommunen? Ja, da vil vi gjerne høre fra deg. Vi vil gjerne forbedre oss, og da er dine tilbakemeldinger nyttige.

Ta kontakt på kommunikasjonsenheten@trondheim.kommune.no.