Byggesakskontoret i Trondheim kommune behandler rundt 2 000 byggesøknader og skriver cirka 15 000 brev hvert år. Det sier seg selv at oppfølging av mangelfulle søknader tar mye tid, både for de som skal behandle søknadene og de som skal søke.

Trondheim kommune er første norske kommune som tar i bruk KS sin verktøykasse for omstilling og digitalisering på byggesaksområdet.

– Vi har sammen med KS fått utviklet et nytt verktøy som vi nå skal teste på byggesøknader, forteller konstituert bygningssjef Trine Lill Johansen. Hun sier at forventningen til den nye løsningen er stor. – Ikke rart vi har sommerfugler i magen, smiler hun.

Mer brukervennlig system

eByggesak er et nytt sømløst saksbehandlingssystem som samler all relevant informasjon om saken på ett sted. Informasjon fra ulike kilder som kart og tilsynssaker blir tilgjengelig i én arbeidsflate. Dette gjør saksbehandlingen for byggesøknader blir mer effektiv.

– Det nye systemet vil ha stor effekt for oss. Kunden vil også merke det etter hvert, for eksempel på saksbehandlingstid, sier Johansen.

Effektivt og forutsigbart: All info om byggesaken din blir samlet ett sted. Det er enkelt og raskt for saksbehandler å få hentet relevante kart og data fra ulike registre. Sjekkliste sikrer likebehandling av sakene. Foto: Turid Helle/Trondheim kommune

– Det er gjennomført en stor systematiserings- og ryddejobb. Nå gleder vi oss til å teste og ta i bruk eByggesak. De neste ukene er viktige testuker for oss, og vi håper kundene våre vil være tålmodige med oss i denne perioden, sier hun.

Testing før innføring

De kommende tre ukene vil tre saksbehandlere teste systemet. De bruker reelle byggesøknader som kommer inn til byggesakskontoret. Gjennom disse får de tre superbrukerne testet at systemet fungerer som tenkt før alle saksbehandlere tar i bruk det nye systemet.

– eByggesak vil hjelpe oss med å sjekke ut nødvendig info slik at vi saksbehandlere får konsentrere oss om å vurdere saken. Vi ser virkelig fram til å bruke mindre tid på å hente fram ulik informasjon og søke etter manglende opplysninger, forteller superbruker Trine Anette Lindkvist.

Mot fulldigital byggesaksbehandling

Trondheim er den første kommunen som tar i bruk den nye nasjonale kravspesifikasjonen for eByggesak, for anskaffelse av nytt saksbehandlingssystem.

Johansen forteller at Trondheim kommune ønsket å være i førersetet for å utvikle moderne og mer effektive verktøy. Det skal komme både kommunen og kundene til gode.

– Vi har deltatt aktivt i arbeidet både med saksbehandlingsverktøyet og ny søknadsportal som vil være tilgjengelig i markedet om noen få år.

Den kommende nye søknadsportalen eByggesøknad vil gi ytterligere fordeler. Kunden legger da selv inn all relevant informasjon rett i systemet. Informasjonen fra byggesøknaden vil kunne gjenbrukes direkte i kommunens saksbehandlingverktøy, og videre ut i for eksempel matrikkelen.

– De nye digitale løsningene eByggesak og eByggesøknad skal sammen være så gode at mangler i søknadene blir vesentlig redusert, saksbehandlingstiden blir kortere og kostnadene blir lavere for søker. Vinn vinn for alle.

konstituert bygningssjef Trine Lill JohansenTweet dette sitatet

Artig å være pilot

Trondheim kommune har vært pådriver og en viktig støttespiller for utviklingen av eByggesak. Utviklingsarbeidet er utført sammen med KS, Direktoratet for byggkvalitet, Statistisk sentralbyrå og Kartverket.

– Vi ser at dette vil styrke servicen til alle som skal søke og gjør jobben vår mye enklere og mer interessant, sier Halvard Bachke, som til daglig  jobber med tilsynssaker.

Han har deltatt i arbeidet med å utvikle kravspesifikasjonen som kommunene kan benytte for anskaffelse av fagverktøy for byggesaksbehandling. Bachke forteller at kommunene venter på oss nå – og er nysgjerrig på det nye verktøyet.

– Det har vært veldig motiverende for oss å være med på å utvikle nye hjelpemiddel. Nå håper jeg at testingen går bra og at hele kontoret raskt kan ta verktøyet i bruk, sier Bachke, som gleder seg til neste fase. – eByggesøknad vil bli en ytterligere gevinst for kundene og sikre likebehandling og forutsigbarhet.