Ja, i noen tilfeller kan redusert åpningstid faktisk gjøre kundeservicen bedre. Frem til nå har fire ansatte fra Byggesakskontoret brukt sju og en halv time hver dag i skranken på Bytorget for å svare på spørsmål om plan- og byggesaker. Men antallet som stikker innom har gått ned, og enkelte dager er det bare et par besøkende. Heller ikke telefonen ringer så ofte som før.

– Henvendelsene vi får på e-post har derimot økt betraktelig. Det digitale skiftet har definitivt berørt oss, og nå tar vi grep, sier Hege Lægreid Gangstø, avdelingsleder for bygge- og delesaker ved Byggesakskontoret i Trondheim kommune.

Prøveprosjekt med korte åpningstider

Fra og med 1. desember 2017 skal Byggesakskontoret redusere åpningstidene sine til 4 timer daglig. Hver dag fra 10.00 til 14.00 er saksbehandlere beredt til å ta imot dem som eventuelt lurer på noe, mens det blir «langdag» på torsdager med de gamle åpningstidene.

– Dette er et 12 måneder langt prøveprosjekt, og jeg har stor tro på at det vil føre til bedre kundeservice og raskere behandling av byggesaker, sier Gangstø.

Prøveprosjekt: Byggesakskontoret skal fortsatt være fysisk tilgjengelige for publikum, selv om det ikke blir så ofte som før. Avdelingsleder Hege Lægreid Gangstø tror det ett år lange prøveprosjektet vil ha gode ringvirkninger. Foto: Kirsti Kringstad.

Enklere å finne informasjon på nett

Det er stor variasjon i spørsmålene Byggesakskontoret får, men særlig ett går igjen: «Må jeg søke om dette?» Begge parter er tjent med at denne dialogen foregår digitalt, og som en del av omleggingen skal informasjonen på nett optimaliseres. Arbeidet med å lage informative og lettfattelige veiledere er allerede godt i gang.

– Flere og flere er dessuten ute etter svar mens de sitter i sofakroken med iPaden – noe vi har tenkt å gi dem. Informasjonen skal være både enkel å finne og forstå. Vi skal også ha interne veiledere, slik at saksbehandlerne våre bruker kortere tid på å svare på e-posthenvendelser, forklarer Gangstø.

Les også: Nå er det enklere å levere byggesøknad – sjekk hvordan!

Den reduserte åpningstiden vil frigjøre mye tid for de om lag 50 ansatte på Byggesakskontoret – tid de kan bruke til å behandle byggesakene. Saksbehandler Malene Unelsrød Larsen er en av dem som ser frem til å gå i gang med prøveprosjektet:

– Jeg liker ideen om å konsentrere tiden vi sitter i skranken. Med det vil vi kunne drive mer med saksbehandling, noe som er bra for både oss og Trondheims innbyggere.